PNUD recrute 01 Expert National en Administration et Finances – ITC

PNUD

Conakry,Guinée
Humanitaire (ONG, Associations, …), Projet/programme de développement

Job Description Agency:  UNDP Title:  Expert(e) National(e) en Administration et Finances, ITC Job ID:  19759 Practice Area – Job Family:  Management – ADMINISTRATION ET FINANCES Vacancy End Date:  (Midnight New York, USA) 19/12/2018 Duty Station:  Conakry, Guinea Education & Work Experience:  H-Some Graduate School – 7 year(s) experience Languages  Required:  French                                  Desired:  English
Grade:  SB4 Vacancy Type:  Service Contract (SC) Posting Type:  External Bureau:  Africa Contract Duration:  1 an renouvelablePoste uniquement ouvert aux candidat(e)s de nationalité guinéenne.
Background À propos de l’ITC   Crée en 1964, le Centre du commerce international (ITC) est l’agence de coopération technique conjointe des Nations Unies et de l’Organisation mondiale du commerce (OMC) en charge de la promotion durable du commerce et en particulier des exportations des pays en développement et des économies en transition. Le but de l’ITC est de rendre les entreprises des pays en développement plus compétitives sur les marchés mondiaux, d’accélérer le développement économique et de contribuer à la réalisation des Objectifs de développement durable (ODD) des Nations Unies. Ainsi, l’organisation contribue à la création d’emplois au niveau de segments de chaines de valeur agricoles et des services porteurs en particulier pour les jeunes et les femmes. L’ITC est l’une des agences d’exécution du « Programme d’appui à l’intégration socio-économique des jeunes » (INTEGRA), financé par l’Union européenne, qui a pour objectif global (OG) de contribuer à la prévention et à la limitation de la migration irrégulière en soutenant le développement économique de la Guinée afin de favoriser l’insertion socio-professionnelle des jeunes guinéens et la réintégration des migrants de retour.  Les objectifs spécifiques (OS) sous lesquelles s’inscrivent les interventions de l’ITC sont les suivants :  OS1 : Les jeunes ont accès à une formation professionnelle et à une préparation à la vie professionnelle de qualité, améliorant leur employabilité. OS2 : Des opportunités d’emplois durables sont créées à travers le développement de l’entreprenariat et le renforcement de certaines chaines de valeurs porteuses. OS3 : Une offre de services financiers adaptée et répondant aux besoins des bénéficiaires est diffusée et renforcée dans les régions d’intervention. OS4 : Les populations cibles des régions de départs/d’intervention sont informées des opportunités présentées par l’action et sensibilisées aux risques de la migration irrégulière.  Pour réaliser ces objectifs, INTEGRA vise les résultats suivants : Résultat 1 : Les compétences techniques et les qualifications professionnelles des jeunes sont développées. Résultat 2 : les compétences entrepreneuriales des jeunes sont renforcées. Résultat 3 : Des initiatives entrepreneuriales (start-up en auto-emploi/Très petites entreprises (TPE)/Petites et moyennes entreprises (PME)/coopératives) adaptées aux besoins des jeunes et portées par des bénéficiaires dans les zones ciblées sont développées au sein d’incubateurs et suivies auprès des partenaires techniques en appui à l’entreprise et financiers. Résultat 4 : Des emplois et auto-emplois durables sont créés par la promotion de filières professionnelles performantes, et la création de micro-pôles de TPE-PME, performantes et organisées maitrisant la production, la transformation et la commercialisation (nationale et internationale).   Résultat 5 : l’offre de services financiers est renforcée pour mieux répondre à la demande des bénéficiaires ciblés sur tout le territoire national mais dans les zones d’intervention en particulier.  Une emphase particulière sera mise sur les secteurs :
-Agricole ;-Produits et services liés à l’industrie minière ;-Technologie de l’information et de la Communication.
Organisation    Une équipe composée de professionnels et de personnels d’appui a été constituée pour la mise en œuvre du programme INTEGRA. L’équipe est dirigée par un(e) Coordinateur(e) national(e) de programme basé à Conakry en Guinée, directement assisté par deux (2) conseiller(e)s techniques nationaux, un(e) chargé(e) des opérations et des finances rattaché(e)s au Bureau de Conakry.  Un(e) administrateur(e) de programme basé(e) quant à lui au siège de l’ITC à Genève assurera la liaison entre le bureau local, les expert ITC, les fonctions supports (juridique, financier, achat, communication) et finalisera les rapports finaux.  Sous la responsabilité directe du Responsable pays Guinée-Conakry à l’ITC et sous la supervision technique du Coordinateur(e) national(e) de programme basé(e) à Conakry, le Chargé(e) des opérations et des finances apportera un appui pour la communication et gestion administrative, financière et logistique du programme.  Duties and Responsibilities
Gestion des opérations : 
-Assurer l’organisation logistique des conférences, séminaires et réunions organisés par et pour le programme INTEGRA/ITC, incluant la logistique d’accueil des experts de l’ITC et de leurs consultants en mission ainsi que les participants locaux conviés aux conférences, séminaires et réunions ; -S’occuper de l’ensemble des préparatifs de voyage des membres de l’équipe du projet à Conakry, incluant la préparation des demandes d’autorisation de voyage, des demandes de visa, les réservations d’hôtels, les réservations/confirmations de billets d’avion, le traitement du rapport de dépenses de voyage post-mission ; -Engager, en collaboration avec l’Unité de coordination du programme INTEGRA à Genève, toutes les opérations nécessaires au déroulement des activités du programme incluant les autorisations de voyage (visas), le recrutement des consultants et autres personnels du programme, la préparation des protocoles d’accord, des requêtes d’achats et des autorisations de dépenses sur le terrain (FAs) etc. ; -Faciliter avec les bureaux du PNUD en République de Guinée la distribution des per-diem aux consultants, participants voyageant dans le cadre d’INTEGRA ; -Assurer le secrétariat des conférences, séminaires et réunions organisés et préparer les minutes et rapports des dits évènements, conformément aux formats établis ;-Finaliser les présentations (en Word/PowerPoint ou Excel) préparées par l’équipe du bureau local de coordination du programme pour les ateliers, réunions et autres manifestations organisées dans le cadre du programme ; -Créer et entretenir un système d’archivage de toute la documentation du programme, suivre les correspondances, y compris électroniques et téléphoniques, du programme et préparer les réponses correspondantes ; -Etablir et entretenir une banque de données du programme contenant tous les contacts du donateur, des organisations partenaires aux niveaux national et sous-régional, des institutions techniques, des experts et consultants, des fournisseurs, etc. ; -Effectuer un appui à la collecte et à l’organisation d’informations de base nécessaires en vue de la préparation des plans de travail, des budgets ainsi que des rapports (à mi-parcours et annuels) à adresser à l’Union européenne et aux parties prenantes du programme INTEGRA ; -Notifier aux parties prenantes et aux partenaires du programme INTEGRA, à la demande du Coordinateur national de programme, toute information pertinente sur les ajustements apportés par l’équipe de gestion du programme INTEGRA s’agissant de la mise en œuvre opérationnelle du programme ; -Assurer, en liaison avec l’Unité de coordination du programme INTEGRA à Genève, la fonctionnalité logistique des bureaux du programme INTEGRA à Conakry, incluant la gestion de la maintenance des équipements, la demande de matériaux et équipements, le stockage des matériaux promotionnels du programme, etc. 
Gestion financière et administrative :
-Développer des outils de gestion financière ;-Contribuer à la préparation du budget en fonction du plan de travail ;-Planifier les dépenses au niveau local ;-Faire le suivi des dépenses engagées dans le cadre de protocoles d’accord ;-Former avec l’appui des Conseillers techniques les partenaires aux exigences budgétaires de l’UE ;-Archiver et classer les reçus et originaux de toutes les factures et effectuer des missions terrains pour les collecter si nécessaire ;-Enregistrer les opérations de la caisse (petty cash/imprest account) et produire un rapport de dépenses trimestriel ; -Assurer le suivi des paiements avec le bureau PNUD ;-Préparer les rapports financiers en fonction des contributions et instructions du Coordinateur national de programme et des Conseillers techniques.-Assurer, en liaison avec l’Unité de coordination du programme INTEGRA à Genève, la fonctionnalité logistique des bureaux du programme INTEGRA à Conakry, incluant la gestion de la maintenance des équipements, la demande de matériaux et équipements, le stockage des matériaux promotionnels du programme, etc…….-Effectuer l’inventaire des équipements et travaux de vérification physique ;-Gérer les déplacements du personnel, assurer le suivi des arrangements d’expédition et réception de matériel en liaison avec le PNUD ;-Gérer le parc automobile et faire le suivi des travaux de maintenance.-Préparer les états de suivi des entretiens et consommation de carburant des véhicules.
Contribution à la mise en œuvre de la stratégie de communication:
-Contribuer à la préparation et à la diffusion du matériel promotionnel décrivant les activités du programme INTEGRA/ITC ;Suivre la communication des rapports de mission du personnel de l’ITC et de ses experts afin de s’assurer de la dissémination des documents auprès des partenaires concernés ;-Assister le(a) Conseiller(e) technique national(e) dans sa campagne de promotion des activités du programme en alimentant les comptes d’INTEGRA sur les réseaux sociaux (Facebook/ LinkedIN…) ;-Contribuer avec l’appui des Conseillers techniques à la rédaction de revu de presse ;-Collecter les articles de presse, vidéos et photos et autres informations ; contribuer à la réalisation d’un livre de presse (project field newsletter) ;-Assurer la liaison avec les médias nationaux à Conakry et dans les régions.
Impact des résultats -Un déploiement fluide des activités du Programme INTEGRA ;
-Un bon archivage des documents liés aux finances, recrutements, achats et évaluation;-Une bonne visibilité du projet sur les réseaux sociaux.
Competencies L’Expert sera soumis au respect des règlements en vigueur au PNUD et aux Nations Unies en particulier. Il s’engage à consacrer son temps et son activité aux fonctions qui lui sont confiées et à ne fournir aucune information de nature confidentielle dont il aura pu avoir connaissance à l’occasion de son travail. Les principales aptitudes, compétences exigées se résument comme suit :  Compétences fonctionnelles   Construction de partenariats Maintien des informations et des bases de données
-Assure le tracking et prépare les rapports sur les ressources mobilisées.
Promotion de l’apprentissage organisationnel et du partage des connaissances Recherche fondamentale et analyse  
-Effectue des recherches sur les meilleures pratiques et propose des façons plus efficaces de faire les choses;-Identifie et communique les opportunités de promouvoir le partage des connaissances et l’apprentissage.
Promotion des changements et du développement organisationnels
Présentation des informations sur les meilleures pratiques dans les changements organisationnels
-Se documente sur les «Meilleures pratiques» dans le changement et développement organisationnels au sein et en dehors du système des NU;-Démontre de l`aptitude à identifier les problèmes et proposer des solutions.
Compétences/Expertises Connaissance fondamentale du processus, des méthodes et des procédures
-Comprend les processus et méthodes de travail par rapport au poste;-Possède les connaissances de base sur les politiques et procédures de l`organisation liées au poste et les applique dans le travail;-Identifie les nouvelles approches et les meilleures pratiques puis les intègre au travail;-S’attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’auto apprentissage et autres moyens d’apprentissage;-Démontre une bonne connaissance de la technologie d’information et l’applique dans son travail;-Effectue diverses tâches de nature spécialisée et non spécialisée et à traiter les travaux qui sont bien documentés enregistrés, ayant fait l’objet de recherche et de rapports;-Est capable de réviser et d`identifier des données variées et ajuster les différences, à identifier et résoudre les problèmes liés aux opérations;-Est capable d`effectuer un travail de nature confidentielle et de traiter un grand volume de travail;-Possède une bonne connaissance des règlements relatifs aux Finances et du Guide de Gestion des Résultats, de la Comptabilité;-Maîtrise l’outil informatique en général et d’Atlas en particulier;-Est apte à travailler en équipe: aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu’avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité.
Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion Collecte des données et mise en œuvre de systèmes de gestion -Exploite les informations / bases de données / autres systèmes de gestion;-Fait des recommandations relatives à des procédures de travail et à la mise en œuvre de systèmes de gestion.
Orientation vers le Client Entretien de bonnes relations avec les clients
-Etablit, construit et entretient des relations efficaces au sein de l’unité de travail et avec les clients internes et externes;-Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et des délais;-Répond rapidement aux besoins des clients.
Promotion de la redevabilité et de la gestion basée sur les résultats Collecte et diffusion des informations • Met en place et entretient les bases de données.
Compétences de base: Capacité avérée à planifier, organiser et mettre en œuvre efficacement des activités ; • Grande capacité à coordonner et à travailler en équipe, y compris dans des environnements complexes et multiculturels ; • Connaissance des procédures et valeurs essentielles des Nations Unies ;• Avoir l’expérience de l’utilisation de l’ordinateur et des logiciels courants;• Démontre la connaissance de l’Organisation et un bon jugement;• Veille à son auto-développement et prend des initiatives;• Est un bon coéquipier et de faciliter le travail d’équipe;• Facilite et encourage la communication ouverte dans l’équipe et communique efficacement ;• Crée des synergies grâce à l’auto-contrôle;• Est apte à Gérer des conflits;• Se forme, partage ses connaissances et encourage l’apprentissage des autres;• Promouvoir l’apprentissage et la gestion des connaissances / le partage des connaissances est de la responsabilité de chaque membre du personnel;• Prise de décision éclairée et transparente.
Required Skills and Experience
Education : -Maîtrise (BAC+4) en management, finance, économie ou autres disciplines associées.   Expérience :  -Avoir une expérience d’au moins 7 ans en gestion administrative et financière des projets /programmes de développement au niveau national, l’expérience dans le même domaine au niveau international constituant un atout ;-Avoir une bonne connaissance des procédures administratives et financières de l’ONU et particulièrement du PNUD constitue un atout ;-Avoir une bonne connaissance des institutions publiques en République de Guinée et de leur mandat ;-La connaissance des règles de gestion financière de l’Union Européenne est considérée comme un atout.
Langues requises :  -Une maîtrise de la langue française ;-Une bonne aptitude à travailler en anglais ;-Ainsi que la connaissance d’au moins une langue locale.
Autres connaissances : -Connaissance du cadre  des affaires prévalent en Guinée ;-Connaissance du mandat et des activités des différentes institutions d’appui au commerce et organisation sectorielle ;-Connaissance du secteur minier et de ces acteurs en République de Guinée ;-Bonne compréhension des attentes du secteur privé et des attentes de la jeunesse de la République de Guinée ;
Autres informations diverses : -Les candidatures féminines sont vivement encouragées.-Le PNUD a une tolérance zéro pour la corruption. -Les services de recrutement et des achats du PNUD sont gratuits et aucun paiement n’est exigé pour nos services. -En cas de violation de ces principes, veuillez nous contacter par le biais de l’adresse email suivante : jedenoncelacorruption.gn@undp.org. 
Disclaimer Important applicant information
All posts in the SC categories are subject to local recruitment.
Applicant information about UNDP rosters
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
Workforce diversity
UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.
Scam warning
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

Partagez et envoyez cette annonce à vos amis !