Le PNUD recrute Associé(e) Exécutif(ve) au Coordonnateur Résident

TERMES DE REFERENCES

  1. Informations sur le Poste

Titre :                          Associé(e) Exécutif(ve) au Coordonnateur Résident

Lieu :                          Conakry

Superviseur :            Coordonnateur Résident

Niveau du poste :   GS6

Type de contrat :    Fixed Term

Pour postuler veuillez cliquer sur le lien ci-après:

https://jobs.partneragencies.net/erecruitjobs.html?JobOpeningId=29753&hrs_jo_pst_seq=1&hrs_site_id=2

  1. Contexte Organisationnel

Sous la supervision globale du Représentant Résident Adjoint Programme/Opération du PNUD et sous l’encadrement et supervision directe du Coordonnateur Résident, l’Associé(e) Exécutif (ve) du CR assure le fonctionnement efficace et efficient du bureau du CR, garantit la confidentialité absolue dans les aspects de son affectation, maintient les procédures de protocole, de gestion du flux d’information et du suivi des délais et engagements pris.

L’Associé(e) Exécutif du CR travaille en étroite collaboration avec le personnel du Bureau de la Coordination, les Agences Résidentes et Non Résidentes du Système des Nations Unies (SNU) et les autorités nationales pour assurer un flux efficient d’information, d’actions sur les instructions, les agendas.

III. Fonctions et responsabilités

1) Assurer le fonctionnement efficace et efficient du bureau du CR en mettant un accent sur les résultats ci-après :

  • Maintenir le calendrier du CR, les contacts des visiteurs de haut rang, les arrangements pour les rendez-vous et les réunions, agir en tant qu’interprète quand nécessaire et/ou prendre des notes ;
  • Maintenir les procédures de protocole ;
  • Préparer les matériels de briefing de haute qualité pour les rendez-vous du CR, les réunions, les missions et préparer les traductions informelles ;
  • Gérer le calendrier des missions et représentant du CR. Préparer le roster des partenaires de haut rang, le répertoire téléphonique ;
  •  Préparer les correspondances, directives, commentaires au nom du CR pour sa signature et faire le suivi si nécessaire ;
  • Utiliser les systèmes de gestion automatisés pour un fonctionnement efficace du bureau du CR ;
  • Elaborer le plan de congé du Bureau du CR et en faire le suivi.
  • Appuyer l’organisation des réunions du Bureau du CR et rédiger les PV de ces réunions.

2) Assurer des communications effectives d’appui au bureau en mettant l’accent sur les résultats ci-après :

  • Maintenir un système de classement et d’archivage qui garantisse la sauvegarde des documents confidentiels ;
  • Utiliser un système automatisé de classement ;
  • Coordonner le flux d’information dans le bureau, suivre la circulation des dossiers ;
  • Faciliter le partage d’information entre l’Equipe Pays et l’Unité de la Coordination ;
  • Suivre les délais, les engagements faits, les actions prises, la coordination, la collecte et la soumission des rapports au CR ;
  • Filtrer tous les appels entrants et les correspondances ;
  • Présenter les propositions pour éliminer les goulots d’étranglements de communication dans le bureau et rationaliser les procédures entre le bureau du superviseur et celui de ses subordonnés.

3) Assurer la facilitation de la gestion et du renforcement des capacités, en mettant un accent sur les résultats ci-après :

  • Contribuer substantivement aux réseaux de partage des connaissances et communautés de pratiques ;
  • Organiser des formations spécialisées pour les secrétaires ;
  • Organiser des formations en faveur du personnel du BCR sur l’administration et le protocole.

IV. Résultats

Les résultats clés ont un impact sur l’efficience du bureau du CR. L’analyse exacte et la présentation de l’information renforcent la capacité du bureau du CR et promeuvent l’image du SNU comme un partenaire contribuant efficace au développement du pays. L’esprit d’initiative du titulaire du poste est décisif dans l’atteinte des résultats dans les délais.

  Qualifications

Éducation :

Diplôme de fin d’études secondaires spécialisées en secrétariat. Un diplôme universitaire est désirable mais n’est pas requis.

Expérience :

6 ans ou 3 ans (Avec un diplôme Universitaire) d’expérience en secrétariat, administration, programme est requise au plan national ou international.

Expérience dans l’utilisation de l’outil informatique et de MS Office (Word, Excel, etc.), expérience en système de gestion informatisé.

Langues :

Parfaite Maitrise du Français, de l’Anglais et des langues nationales du pays

Other:

  • Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Le PNUD a une tolérance zéro pour la corruption.

Les services de recrutement et des achats du PNUD sont gratuits et aucun paiement n’est exigé pour nos services.

En cas de violation de ces principes, veuillez nous contacter par le biais de l’adresse email suivante : [email protected]

Pour postuler veuillez cliquer sur le lien ci-après:

https://jobs.partneragencies.net/erecruitjobs.html?JobOpeningId=29753&hrs_jo_pst_seq=1&hrs_site_id=2

NB: Seuls (es) les candidats (es) qui postulent sur le site du PNUD seront considérés.

GUINEE – JOB
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