Appel a manifestation d’interet pour les services d’un cabinet dans le cadre de l’elaboration d’un manuel de procedure de gestion des archives…

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APPEL A MANIFESTATION D’INTERET POUR LES SERVICES D’UN CABINET DANS LE CADRE DE L’ELABORATION D’UN MANUEL DE PROCEDURE DE GESTION DES ARCHIVES EN SANTE AU COMPTE DE LA SECTION ARCHIVE DU BUREAU DE STRATEGIE ET DE DEVELOPPEMENT (BSD) DU MINISTERE DE LA SANTE

À la suite du processus de formulation des phases II du programme de santé de la reproduction et de la famille ( PRSF2 ) de la GIZ et du projet d’appui à la santé ( PASA 2 ) de l’Union Européenne ( UE ), il a été recommandé d’améliorer et de moderniser le mécanisme de gestion des archives et de partage des documents papier et électroniques du Ministère de la Santé et de l’Hygiène Publique à travers son Bureau de Stratégie et de Développement (BSD).

Afin de pouvoir réussir sa mission de collecte, de gestion, de conservation des documents, des publications reçues ou réalisées, de fournir les informations sur le système de santé à tout service, organisme, personne physique ou morale qui en fait la demande, de produire les produits documentaires notamment la liste des nouvelles acquisitions, revue des sommaires, il convient de mettre en place au sein du MSHP, un manuel de procédure lui permettant d’assurer les prestations que l’on attend d’elle.

Pour ce faire, à travers l’appui technique et financier de la GIZ, la Section Archives de la Division Information Sanitaire et Recherche a entamé depuis février 2021 des activités pour la relance de ses prérogatives et de résolution de la problématique de l’archivage des documents du MSHP.

A.    Objectif general:

L’objectif général du cabinet est de doter la Section Archive d’un manuel de procédure pour la gestion des archives du Ministère de la Santé et de l’Hygiène Publique.

B.    Domaine de responsabilité

Le cabinet sera en charge de :

Þ     Organiser une étude sur l’état des lieux du système d’archivage du MSHP ;

Þ     Proposer les orientations stratégiques sur la gestion des archives du MSHP ;

Þ     Décrire l’organisation de la Section Archives à travers l’organigramme existant ;

Þ     Décrire les procédures et les opérations relatives au fonctionnement du système de gestion des archives à mettre en place pour la Section Archives et toutes les structures du MSHP ;

Þ     Décrire les tâches et le niveau de responsabilité des différents agents impliqués dans les opérations d’archivage ;

Þ     Proposer des outils adaptés pour la collecte, la gestion, le partage et la conservation des documents ;

Þ     Donner des orientations sur l’élaboration d’un cahier des charges de la mise en œuvre d’un système de gestion électronique des archives

Þ     Appui technique à l’organisation des différents ateliers.

C.     Qualifications, compétences et expériences attendues des personnes affectées au projet par les cabinets

Les cabinets doivent fournir au compte de ce projet 3 membres pouvant couvrir les compétences, expériences et qualifications ci-après :

Þ     Diplôme de Master ou plus en Gestion des archives et de l'archivage (GDA) et ou tout autre diplôme connexe ;

Þ     Expérience d'au moins cinq (5) ans dans la gestion des archives ;

Þ     Expérience des opérations de classement, de rédaction d’inventaires, de récolement, tri et élimination.

Þ     Avoir des compétences en pédagogie et renforcement des capacités des équipes ;

Þ     Démontrer une excellente capacité d'initiative et une grande créativité ;

Þ     Avoir une bonne maîtrise de la langue Française ;

Þ     Avoir une bonne capacité d'analyse et de rédaction ;

Þ     Être méthodique, rigoureux flexible et disponible ;

Þ     Avoir une bonne aptitude de travailler en équipe ;

Þ     Être bien informé et outillé sur les Technologies de l’Information et de Communication (TIC) ;

Þ     Disposer de connaissances dans la conception de systèmes d’information ;

Þ     Avoir des capacités à travailler sous pression ;

Þ     Avoir réalisé au moins deux missions dans le cadre de l’élaboration de manuel de procédure ou tout autre document semblable ;

Þ     Avoir réalisé au moins une mission dans le cadre de l’élaboration de manuel de procédure de gestion des archives ;

Þ     Être de bonne moralité

D.   Sélection du Cabinet

1.       Le cabinet recherché doit être une structure qualifiée et de bonne moralité, ayant une expérience dans le domaine de la gestion des archives et l’élaboration de documents administratifs.

2.       Les cabinets intéressés doivent fournir à la GIZ les informations démontrant qu’ils disposent de qualification et d’expériences pour exécuter les services demandés en joignant les documents suivants :

Þ     Une copie actualisée détaillée des CV des trois membres assignés au projet ;

Þ     Une copie du RCCM ;

Þ     Des preuves d’exécution (attestations, certificats, etc.) de contrats dans le cadre de la gestion des archives ;

Þ     Des preuves d’exécution (attestations, certificats, etc.) d’au moins deux contrats dans le cadre d’élaboration de documents administratifs officiels ;

Þ     Des preuves d’exécution (attestations, certificats, etc.) d’au moins un contrat dans le cadre de l’élaboration de manuel de procédure ;

Þ     Toutes autres informations jugées pertinentes.

1.       Les services demandés, les résultats attendus seront définis en détail dans les termes de référence (TDRs) de la mission qui feront l’objet d’un dossier d’appel d’offres (DAO).

2.       La GIZ établira, sur la base des réponses du présent appel à manifestation d’intérêt, une analyse comparative des offres qui désignera le cabinet avec lequel un contrat de prestation sera élaboré et signé.

3.       Les critères d’éligibilité et la procédure de sélection seront conformes aux procédures de la GIZ. Il est à noter que l’intérêt manifesté par un cabinet n’implique aucune obligation de la part de la GIZ de conclure un contrat avec ce dernier.

4.       Les manifestations d’intérêt rédigées en langue française et portant clairement la  mention « 83409152-MANIFESTATION D’INTERET POUR LES SERVICES D’UN CABINET   DANS LE CADRE DE L’ELABORATION D’UN MANUEL DE PROCEDURE DE GESTION DES ARCHIVES EN SANTE » doivent parvenir à la GIZ au   plus tard le Lundi 23 mai 2022 uniquement à l’adresse mail suivante : [email protected]