Recrutement d’Assistant Administratif et Finances

 

TERMES DE REFERENCE

  Référence du poste : Conakry/008/2019

I. Renseignements sur le poste
Titre

Grade

Lieu d’affectation

Assistant Administratif et Finances

UG

Nzérékoré

Sous l’autorité directe de National Projet Officer du Sous Bureau
Relations transversales NRMO
Sous l’autorité générale du RMO
Type de contrat Spécial courte durée, 06 mois renouvelables
II. CONTEXTE ORGANISATIONNEL ET COUVERTURE
Sous la supervision directe du NRMO et la supervision générale de RMO, le candidat retenu sera le garant de la pérennité, de la transparence et de la fiabilité financière du programme ; il coordonnera également la planification, la mise en œuvre et le suivi des activités de logistique et d’approvisionnement, en parfaite conformité avec les règles et procédures de l’OIM et les exigences du bailleur de fonds. Plus précisément, il aura les responsabilités décrites ci-dessous :
III. TACHES ET RESPONSABILITES
·         Contrôler les pièces comptables du sous bureau de Nzérékoré ;

·         Préparer les opérations de clôture comptable mensuelle et les soumissions comptables à envoyer au Bureau Principal de Conakry ;

·         Assurer un classement approprié des documents financiers et des pièces comptables justificatives ;

·         Examiner et s’assurer que toutes les pièces justificatives et les signatures sont obtenu avant la finalisation des paiements,

·         Vérifier les factures et s’assurer que les équipements, fournitures ou services auxquels elles se réfèrent ont été dûment reçus ou fournis avant de procéder à la demande de paiement ;

·         Assurer la préparation et le suivi des TA, PR du sous bureau et informer le Chargé des Finances pour le paiement des services effectués.

·         Préparer les calculs de remboursements des frais de voyage (expenses claims) ;

·         Assurer la maintenance d’un système bancaire efficace, y compris la préparation des rapprochements bancaires mensuels du sous bureau ;

·         Gérer la trésorerie du sous bureau, et notamment les transferts de fonds, effectuer les contrôles de caisse et les rapprochements comptables ;

·         Assister le Chargé de programme pour le monitoring de leurs budgets ;

·         Préparation de tableau de bord et autres outils d’optimisation du processus de gestion des ressources financières du sous bureau de Nzérékoré

·         Préparation trimestrielle des rapports financiers des projets en respectant les échéances et les procédures du bureau satellite comme demandé par le NRMO pour revu et prise de décisions par le RMO.

·         Informer à temps le NRMO des différentes situations des projets pour la prise de dispositions.

Toutes autres tâches et responsabilités qui pourraient lui être confiées.

IV. COMPETENCES/APTITUDES
Le titulaire doit faire preuve des compétences techniques et comportementales suivantes :

Valeurs

Inclusion et respect de la diversité : respecte et favorise les différences individuelles et culturelles ; encourage la diversité et l’inclusion chaque fois que possible.

Intégrité et transparence : maintien des normes éthiques élevées et agit en conformité avec les principes / règles de l’organisation et les normes de conduite.

Professionnalisme : démontre sa capacité à travailler de manière composée, compétente et engagée et fait preuve de jugement pour faire face aux défis quotidiens.

Compétences essentielles – Indicateurs de comportement

Travail d’équipe : développe et favorise une collaboration efficace au sein des unités et entre celles-ci pour atteindre des objectifs communs et optimiser les résultats.

Fournir des résultats : produit et fournit des résultats de qualité de manière opportune et axée sur le service ; est orienté vers l’action et engagé à atteindre les résultats convenus.

Gérer et partager les connaissances : cherche continuellement à apprendre, à partager des connaissances et à innover.

Responsabilité : assume la responsabilité de la réalisation des priorités de l’Organisation et assume la responsabilité de ses propres actions et du travail délégué.

Communication : encourage et contribue à une communication claire et ouverte. Explique des sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante.

Aptitudes Techniques

• Connaissances en finance, comptabilité, droit (social, des affaires), fiscalité, audit, contrôle de gestion en Guinée (fournisseurs, transitaires, transporteurs, plateformes et bases logistiques) et des relations contractuelles avec ces acteurs.

• Connaissance de base en gestion pour l’élaboration et le suivi d’un budget de commande.

• Connaissance de la règlementation et des exigences en matière de gestion financière et de gestion des actifs serait un atout

V. QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES
• Diplôme Licence ou équivalent en comptabilité / finance, assorti d’une expérience prouvée de 3 ans dans les domaines cités ;

• Expérience dans des organismes internationaux ;

• Excellente maîtrise des outils informatiques et notamment des logiciels comptables, expérience des systèmes de gestion intégrés un atout ;

• Engagement personnel, flexibilité des horaires et capacité à travailler efficacement et harmonieusement sous pression dans un environnement multiculturel ;

V. QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES
Ø  Diplôme BTS ou équivalent en comptabilité / finance, assorti d’une expérience prouvée de 2 ans dans les domaines cités ;

Ø  Expérience dans des organismes internationaux ;

Ø  Excellente maîtrise des outils informatiques et notamment des logiciels comptables, expérience des systèmes de gestion intégrés un atout ;

Ø  Engagement personnel, flexibilité des horaires et capacité à travailler efficacement et harmonieusement sous pression dans un environnement multiculturel ;

VI. LANGUES
Obligatoire
Français

Anglais

Courant

Un atout

Les dossiers de candidature devront comprendre  :

  • Lettre de motivation indiquant le titre et numéros du poste
  • Curriculum Vitae à jour
  • Les photocopies des Diplômes, certificats et attestations de travail
  • Références des 03 derniers Superviseurs directes (Nom, courriel, nom du service et Contact téléphonique)

Toutes les candidatures seront envoyées en ligne au plus tard le Mardi 16 Avril 2019 à travers l’adresse suivante :  HRrecruitmentunit@iom.int avec pour objet le titre du poste ( Assistant Administratif et Finances UG ) tout en précisant le lieu d’affectation.

Toutes candidatures déposées sous pli fermé à la réception du bureau ne seront en aucun cas être considérées.

 Les dossiers incomplets ne seront pas examinés et seuls les candidats sélectionnés seront contactés pour un entretien.

 

 

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